KI-Leitbild: In sechs Schritten zur eigenen Haltung

Vorweg

Ich arbeite schon länger an einer Art Anleitung für alle, die ein KI-Leitbild auf den Weg bringen wollen – vom ersten Auftrag bis zu einem Papier, das nicht in der Schublade verschwindet. Jetzt, glaube ich, bin ich so weit, dass ich das Ergebnis zeigen kann.

Ganz fertig ist das Ganze sicher noch nicht. Ich aktualisiere die Seite immer mal wieder, gerade beim Recht tut sich ja einiges. Trotzdem bietet sie inzwischen mehr als nur die Grundlagen für ein KI-Leitbild – egal ob in der Bibliothek, in der Verwaltung oder im Unternehmen.

Nutzt die Sachen gern kostenlos, um den Prozess bei euch im Haus anzustoßen oder gleich ganz durchzuführen. Und wenn ihr die Inhalte nutzt, freue ich mich wie immer über Feedback. Das gilt ausdrücklich auch für Fehler und Verbesserungsvorschläge – lieber einmal zu oft Bescheid gesagt als einmal zu wenig.

Andreas

Ein KI-Leitbild beantwortet zwei Fragen: Wofür will eine Organisation KI nutzen – und worauf achtet sie dabei? Das Rad muss dabei niemand neu erfinden. Kommunen wie Dortmund, Hamburg, Ulm oder Wien haben vorgemacht, wie es geht, Verbände wie KGSt und VITAKO haben Leitfäden dazu veröffentlicht (Details unter Beispiele und Quellen). Hier gibts gebündelt, was sich bewährt hat: Prozessgrafik, Vorlage und Fragen für den ersten Workshop.

Stand: 29. Oktober 2026 · Für Unternehmen, Verwaltungen, Bibliotheken und andere Einrichtungen · Keine Rechtsberatung

Warum jetzt?

In vielen Organisationen wird KI längst genutzt – nur oft ohne Absprache. Dafür gibts inzwischen sogar einen eigenen Begriff: Schatten-KI. Beschäftigte greifen aus Zeitdruck oder Neugier zu Tools, die niemand freigegeben hat. Verbieten bringt da erfahrungsgemäß wenig – die Tools sind ja nur einen Browser-Tab entfernt. Wirksamer ist ein gemeinsamer Rahmen, der sagt, was erlaubt ist, und sichere Alternativen anbietet.

Dazu kommt das Recht: Die EU-KI-Verordnung verlangt seit Februar 2025, dass Organisationen, die KI einsetzen, etwas für die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten tun. Im Juli 2026 wurde diese Pflicht neu gefasst (Details weiter unten). Ein Leitbild ist ein guter Ort, um festzuhalten, wie das konkret passieren soll.

Leitbild, Leitlinie, Dienstvereinbarung – was ist was?

In der Praxis werden die Begriffe munter gemischt. Hilfreich ist eine Arbeitsteilung in drei Ebenen, die aufeinander aufbauen:

KI-LeitbildHaltung und Ziele

Wofür nutzen wir KI – und was ist uns dabei wichtig?

1–2 Seiten · von der Leitung beschlossen · selten geändert

KI-LeitlinieRegeln für den Alltag

Welche Tools? Welche Daten? Wer gibt Neues frei?

wenige Seiten · als Anhang zum Leitbild · öfter angepasst

Dienst- oder BetriebsvereinbarungArbeitsrechtlicher Rahmen

Was gilt bei Protokollierung, Leistungskontrolle, Mitbestimmung?

förmlich · mit Personal- oder Betriebsrat

Empfehlung: Mit dem Leitbild starten und die praktischen Regeln als Anhang daranhängen. So bleibt das Leitbild kurz, und Regeln lassen sich ändern, ohne jedes Mal die Grundsätze neu zu verhandeln.

Was in ein KI-Leitbild gehört

Ein gutes Leitbild hat zwei Hälften: was die Organisation mit KI erreichen will, und welche Grundsätze dabei gelten. Fehlt die erste Hälfte, wird es ein Verbotskatalog. Fehlt die zweite, ist es eine Werbebroschüre.

Teil A: Was wir nutzen wollen

Baustein	Leitfrage	Beispiel
Ziel	Wozu setzen wir KI überhaupt ein?	Routinearbeit verringern, mehr Zeit für Beratung und Begegnung
Einsatzfelder	Wofür ist KI erwünscht, wofür nur mit Prüfung, wofür nicht?	Als Ampel – siehe Grafik unten
Werkzeuge	Welche Tools sind freigegeben, wer entscheidet über neue?	Positivliste plus einfaches Antragsverfahren
Kompetenz	Was müssen alle wissen, wer braucht mehr?	Grundlagenschulung für alle, Vertiefung je nach Aufgabe

Grün: erwünscht

Entwürfe und Ideensammlungen
Zusammenfassen, Umformulieren, Übersetzen
Recherche-Einstieg (mit Quellenprüfung)

Gelb: mit Prüfung oder Freigabe

Texte, die veröffentlicht werden
Kommunikation mit Kundschaft, Bürgerinnen und Bürgern
Auswertungen, auf die Entscheidungen folgen

Rot: machen wir nicht

Entscheidungen über Menschen allein durch KI
Vertrauliche oder personenbezogene Daten in nicht freigegebene Tools
Täuschend echte Inhalte ohne Kennzeichnung

Die Ampel macht Einsatzfelder auf einen Blick klar. Die Beispiele sind Vorschläge – jede Organisation füllt sie selbst.

Teil B: Worauf wir achten

Diese zehn Grundsätze tauchen in fast allen veröffentlichten Leitlinien auf, von Kommunen bis Konzernen:

Der Mensch entscheidet.KI ist Assistenz, keine Entscheidungsinstanz. Wer ein Ergebnis nutzt, verantwortet es.
Ergebnisse werden geprüft.KI kann überzeugend falsch liegen. Fakten, Zahlen und Quellen werden kontrolliert.
Daten bleiben geschützt.Nichts Vertrauliches in Tools ohne Freigabe – am besten mit Beispielen, was hinein darf.
Transparenz.Wo KI-Inhalte nach außen gehen oder täuschen könnten, wird das kenntlich gemacht.
Fairness.Verzerrungen werden mitgedacht, besonders wenn Menschen von Ergebnissen betroffen sind.
Urheberrecht.Gilt für das, was hineingeht, und für das, was herauskommt.
Kompetenz statt Angst.Alle bekommen die Chance, KI-Kompetenz aufzubauen.
Beteiligung.Interessenvertretung, Datenschutz und Beschäftigte reden mit. Bedenken haben einen festen Ort.
Ressourcen und Souveränität.Energiebedarf, Anbieterabhängigkeit und Speicherort der Daten gehören in die Abwägung.
Fortschreibung.Die Technik ändert sich schneller als jedes Dokument – also wird regelmäßig nachgeschärft.

Dazu kommen drei organisatorische Punkte: eine Ansprechperson für Fragen, ein Meldeweg für Fehler oder Datenpannen und ein fester Termin für die nächste Überprüfung.

Der Prozess in sechs Schritten

Aus bisherigen Leitbildprozessen lässt sich ein schlanker Ablauf ableiten. Er trägt beim 20-köpfigen Betrieb ebenso wie bei der Stadtverwaltung – nur die Zahl der Beteiligten wächst.

Ein Leitbild ist nie fertig: Erfahrungen aus Schritt 6 fließen in eine überarbeitete Fassung.

Auftrag klären und Kernteam bilden. Die Leitung gibt den Auftrag und benennt eine verantwortliche Person. Ins Kernteam gehören IT, Datenschutz, Personal- oder Betriebsrat und Leute aus den Fachbereichen. Ruhig auch eine skeptische und eine begeisterte Stimme – die Mischung macht’s.
Bestand aufnehmen. Welche KI-Tools werden schon genutzt, wofür und mit welchen Daten? Eine anonyme Kurzumfrage liefert ehrlichere Antworten als eine Kontrollaktion. Ergebnis ist ein einfaches KI-Inventar, zunächst gern als Tabelle.
Beteiligen. In Workshops oder Gesprächsrunden werden Anwendungsideen, Wünsche und Befürchtungen gesammelt. Hilfreich sind Ansprechpersonen in möglichst allen Bereichen, die das Thema weitertragen.
Entwurf schreiben. Erst das Ziel (wozu KI?), dann die Grundsätze, dann die Einsatzfelder als Ampel. Kurz halten: Ein Leitbild, das niemand liest, regelt nichts.
Abstimmen und beschließen. Datenschutz und Interessenvertretung prüfen den Entwurf, die Leitung beschließt ihn – in Verwaltungen gegebenenfalls ein politisches Gremium. Danach wird das Leitbild aktiv vorgestellt, nicht bloß im Intranet abgelegt.
Leben und fortschreiben. Schulungen starten, Ansprechperson bekannt machen, Erfahrungen sammeln. Den nächsten Überprüfungstermin gleich mitbeschließen – etwa halbjährlich für die Einsatzfelder, jährlich für das Leitbild.

Wie lange das dauert, hängt an Größe und Gremienwegen. Ein kleines Team kann in wenigen Wochen einen ersten Entwurf haben, große Verwaltungen brauchen eher Monate. Wichtiger als Tempo: Am Ende sollten möglichst viele sagen können, dass auch ihre Erfahrung drinsteckt.

Rechtlicher Rahmen

Ich bin kein Jurist, und diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Ein paar Eckpunkte sollte man aber kennen – allen voran die Pflicht zur KI-Kompetenz, die im Sommer 2026 neu formuliert wurde.

1. 8. 2024KI-Verordnung (EU) 2024/1689 tritt in Kraft
2. 2. 2025Pflicht zur KI-Kompetenz (Art. 4) gilt
27. 7. 2026Art. 4 neu gefasst durch den „Digital Omnibus“
29. 7. 2026KI-MIG in Kraft: Bundesnetzagentur wird KI-Aufsicht
2. 8. 2026KI-Verordnung gilt weitgehend, u. a. Transparenzpflichten (Art. 50)

Artikel 4 KI-Verordnung: alt und neu im Vergleich

Die Änderung steckt in wenigen Wörtern. Früher sollten Organisationen ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherstellen. Jetzt sollen sie deren Entwicklung unterstützen – und ein bestimmtes Niveau muss ausdrücklich niemandem garantiert werden.

Bis 26. 7. 2026 (Kernsatz)

„Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal und andere Personen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügen, […]“

Art. 4 VO (EU) 2024/1689, ursprüngliche Fassung (Auszug)

Seit 27. 7. 2026 (Absatz 1, vollständig)

„(1) Die Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind, wobei ihre technischen Kenntnisse, ihre Erfahrung, ihre Aus- und Fortbildung und der Kontext, in dem die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, sowie die Personen oder Personengruppen, bei denen die KI-Systeme eingesetzt werden sollen, zu berücksichtigen sind. Diese Verpflichtung verpflichtet Anbieter oder Betreiber nicht, für irgendeine Person ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz zu garantieren.“

Art. 4 Abs. 1 VO (EU) 2024/1689 in der Fassung von Art. 1 Nr. 5 VO (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, ABl. L 2026/1744 vom 24. 7. 2026 · Text bei EUR-Lex

Absätze 2 und 3 der neuen Fassung

„(2) Die Kommission und die Mitgliedstaaten unterstützen und fördern die Bemühungen der Anbieter und Betreiber von KI-Systemen und insbesondere von KMU, ihre Verpflichtung nach Absatz 1 dieses Artikels zu erfüllen. Zu diesem Zweck veröffentlicht die Kommission praktische Beispiele dafür, wie diese Verpflichtung erfüllt wird auf der in Artikel 62 Absatz 3 Buchstabe b genannten zentralen Informationsplattform.

(3) Das KI-Gremium nimmt unter Berücksichtigung der europäischen Kompetenzrahmen Empfehlungen an, um die Kommission und die Mitgliedstaaten unter anderem durch die Festlegung gemeinsamer Ziele bei der Förderung der KI-Kompetenz gemäß Absatz 1 zu unterstützen.“

Quelle wie oben. Maßgeblich ist allein die im Amtsblatt veröffentlichte Fassung.

Was heißt das praktisch? Die Pflicht ist entschärft, aber nicht abgeschafft. Wer KI einsetzt – und dazu zählt schon der Chatbot im Büroalltag –, muss weiterhin Maßnahmen ergreifen. Nichts zu tun, reicht nicht. Einen Kompetenznachweis pro Person verlangt die neue Fassung aber nicht. Sinnvoll bleibt eine schlichte Dokumentation: wer welches Angebot wann bekommen hat. Genau dafür ist ein Leitbild mit Schulungsplan ein guter Rahmen.

Weitere Eckpunkte

Aufsicht in Deutschland: Seit dem 29. Juli 2026 gilt das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz (KI-MIG). Die Bundesnetzagentur ist damit Marktüberwachungsbehörde, Anlaufstelle und Beschwerdestelle für die KI-Verordnung und bietet einen KI-Service-Desk mit Hinweisen, unter anderem zur KI-Kompetenz.
Transparenz (Art. 50 KI-Verordnung): Täuschend echte KI-Inhalte wie Deepfakes müssen gekennzeichnet werden. Für interne Arbeitstexte genügt in der Regel ein pragmatischer Umgang.
Datenschutz: Personenbezogene Daten nur in Tools mit geklärter Rechtsgrundlage und Auftragsverarbeitung.
Mitbestimmung: Können KI-Systeme Verhalten oder Leistung von Beschäftigten erfassen, sind Betriebs- oder Personalrat zu beteiligen (für Betriebe etwa § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, im öffentlichen Dienst das jeweilige Personalvertretungsrecht). Deshalb gehören sie von Anfang an ins Kernteam.
Urheberrecht: Gilt beim Hochladen von Material ebenso wie beim Veröffentlichen von Ergebnissen.

Bei Detailfragen – etwa Haftung oder Hochrisiko-Anwendungen wie KI im Recruiting – gibts um juristische Beratung kein Herumkommen.

Vorlage: Muster-Leitbild zum Anpassen

Die eckigen Klammern sind Platzhalter. Die Vorlage ist bewusst kurz – sie soll eine Diskussion anstoßen, nicht ersetzen. Kopiert sie euch, passt sie an und streicht, was bei euch nicht passt.

KI-Leitbild [Name der Organisation]
Stand: [Datum] · Nächste Überprüfung: [Datum]

1. Wozu wir KI nutzen
Wir setzen KI ein, um [Ziel, z. B. Routinearbeit zu verringern und mehr Zeit für Beratung zu haben]. KI ist für uns ein Werkzeug, kein Selbstzweck.

2. Wofür KI bei uns gedacht ist
- Erwünscht: [z. B. Entwürfe, Zusammenfassungen, Übersetzungen, Ideensammlung]
- Mit Prüfung oder Freigabe: [z. B. Veröffentlichungen, Kommunikation nach außen]
- Ausgeschlossen: [z. B. Entscheidungen über Personen allein durch KI]

3. Unsere Grundsätze
- Menschen entscheiden. Wer ein KI-Ergebnis nutzt, verantwortet es.
- Wir prüfen Ergebnisse, bevor wir sie weitergeben.
- Vertrauliche und personenbezogene Daten geben wir nur in freigegebene Tools ein.
- Wir machen KI-Einsatz kenntlich, wo andere davon betroffen sind.
- Wir achten auf Fairness, Urheberrecht und Ressourcenverbrauch.
- Alle bekommen die Möglichkeit, KI-Kompetenz aufzubauen: [Angebot, z. B. Grundlagenschulung].
- Fragen, Ideen und Bedenken sind willkommen: [Ansprechperson / Kanal].

4. Werkzeuge
Freigegeben sind: [Liste]. Neue Tools können vorgeschlagen werden bei: [Stelle].

5. Weiterentwicklung
Dieses Leitbild entstand gemeinsam mit [Beteiligte]. Wir überprüfen es [halbjährlich / jährlich] und passen es an unsere Erfahrungen an.

Fragen für den ersten Workshop

Für einen 90-minütigen Auftakt mit dem Kernteam reichen diese acht Fragen. Kaffee schadet auch nicht.

Wo nutzen wir KI heute schon – offiziell und inoffiziell?
Welche Aufgaben kosten viel Zeit, ohne viel Expertise zu brauchen?
Wo würde KI eher schaden als helfen?
Welche Daten dürfen auf keinen Fall in ein externes Tool?
Wer trägt die Verantwortung, wenn ein KI-Ergebnis falsch ist?
Was müssen alle über KI wissen – und wer braucht mehr?
Wie erfahren Kundschaft, Bürgerinnen und Bürger oder Partner, dass KI im Spiel ist?
Woran merken wir in einem Jahr, dass das Leitbild funktioniert?

Den Prozess anstoßen: Für den Start braucht es wenig – einen Auftrag der Leitung, ein Kernteam und 90 Minuten mit den Fragen oben. Wenn ihr euch dabei Begleitung wünscht, etwa für einen Auftaktworkshop: Mehr zu mir und meinen Angeboten findet ihr unter Andreas Langer.

Beispiele und Quellen

Beispiel	Was man daraus lernen kann
Stadt Dortmund: „KI verantwortlich gestalten“ (2025)	Bereichsübergreifend erarbeitet, mit Datenschutz und Personalrat; drei klare Grundsätze: KI ist Hilfsmittel, Menschen entscheiden, Recht und Ethik gelten. Leitlinie als PDF
Freie und Hansestadt Hamburg: „Künstliche Intelligenz und Daten: Zehn Hamburger Leitlinien“ (2024)	Zehn Leitlinien als Grundlage für eine KI-Governance der Verwaltung – von Gemeinwohlorientierung über Schutz vor Diskriminierung bis zu digitalen Kompetenzen und Partizipation.
Stadt Ulm: Positionspapier KI (Gemeinderatsbeschluss vom 18. 12. 2024, PDF)	Drei Schwerpunkte für den verantwortungsvollen Einsatz: Kompetenzen, Verhältnismäßigkeit und Datenethik.
Stadt Wien: KI-Strategie (2024) und KI-Kompass für Bedienstete (PDF)	Strategie mit „Digitalem Humanismus“ als Fundament; der Kompass regelt den dienstlichen Umgang mit generativer KI.
KOMMUNAL: Leitlinien für KI in der Kommunalverwaltung	Überblick über Vorreiter wie Schorndorf, Essen, Ulm, Hamburg, Wuppertal und Wien. Kernbotschaft: KI unterstützt, entscheidet aber nicht.
VITAKO/KGSt: KI-Guide für Kommunen (2025)	Strategieprozess beginnt mit Mission und Vision; Module zu Governance, Ethik, Qualifizierung, Kommunikation und Umsetzung.
Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz: KI-Leitlinien für KMU	Zwölf Inhaltspunkte, Umgang mit Schatten-KI, Kennzeichnung.
BMDS: KI-Guide für die Verwaltung (2025)	Umsetzungsfahrplan für KI-Projekte in Behörden.
WKO: KI-Guidelines	Anpassbare Vorlage für Unternehmen.
Deutsche Telekom: Leitlinien für KI	Beispiel aus der Wirtschaft: neun selbstbindende Leitlinien.
Universität Kassel: KI-Pioniere	Pilotgruppen testen KI im Verwaltungsalltag – ein gutes Format für Schritt 6.

Rechtsquellen

Diese Übersicht dient der Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: 29. Oktober 2026.